Datenschutzerklärung

Privadi, Martin Schröder Ernst-Kromayer-Straße 28 06112 Halle (Saale) Telefon: 0177/480 90 10 E-Mail: info@privadi.net

Einen Datenschutzbeauftragten gibt es nicht; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür liegen nicht vor.

PrivadiOffice trennt zwei Arten von Daten sehr bewusst.

Deine eigenen Daten — dein Konto, deine Firmendaten, deine Einstellungen. Dafür sind wir verantwortlich, und darum geht es in dieser Erklärung.

Die Daten deiner Kunden und Mitarbeiter, die du in PrivadiOffice erfasst. Dafür bist du verantwortlich. Wir speichern sie nur für dich und sehen sie nicht. Was dabei gilt, regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Es gibt in PrivadiOffice keinen Zugang, über den wir in die Kundendaten unserer Nutzer schauen könnten, und es wird auch keiner gebaut. Brauchst du Hilfe und wir müssen in dein Konto sehen, geht das nur, wenn du es ausdrücklich und befristet freigibst. Jeder solche Zugriff wird protokolliert.

Auf einem Server in Deutschland, betrieben von STRATO AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin. Die Verbindung dorthin ist verschlüsselt (TLS). Eine Übermittlung in Länder ausserhalb der EU findet nicht statt.

Mit dem Serveranbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf werden technische Angaben verarbeitet, die dein Browser übermittelt: aufgerufene Adresse, Zeitpunkt, übertragene Datenmenge, Herkunftsseite, Browser- und Betriebssystemkennung sowie die IP-Adresse. Das ist technisch notwendig, um die Seite auszuliefern, und dient der Sicherheit des Betriebs.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Diese Protokolle werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht.

Wir zählen selbst, wie oft die Startseite aufgerufen wird. Dabei speichern wir nur das Datum, die aufgerufene Seite und — falls vorhanden — die Seite, von der ein Besucher kam.

Nicht gespeichert werden: IP-Adresse, Kennungen jeder Art, Cookies oder sonstige Merkmale, mit denen sich ein Besucher wiedererkennen liesse. Auf deinem Gerät wird dabei nichts gespeichert und nichts ausgelesen. Es findet kein Profiling statt.

Ein fremder Dienst wie Google Analytics kommt nicht zum Einsatz. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

PrivadiOffice setzt ein technisch notwendiges Cookie: das Sitzungs-Cookie der Anmeldung. Ohne dieses Cookie könntest du dich nicht anmelden. Es enthält keine Werbe- oder Analysemerkmale.

Wie lange es gilt, entscheidest du beim Anmelden. Ohne das Häkchen „Angemeldet bleiben“ meldet dich PrivadiOffice nach einer Stunde ohne Aktivität ab. Mit Häkchen bleibt die Anmeldung bis zu 30 Tage gültig und verlängert sich bei jedem Besuch. „Abmelden“ und das Löschen der Browserdaten beenden sie jederzeit; das Häkchen gilt nur für den Browser oder die App, in der du es gesetzt hast.

Es gibt keine Werbe-Cookies und keine Cookies fremder Anbieter. Deshalb erscheint auch kein Cookie-Banner.

Für ein Konto verarbeiten wir: E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Prüfsumme, nie im Klartext), Name, Firmendaten, Anschrift, Kontaktdaten, Steuernummer, Umsatzsteuer-ID und Betriebsnummer, Bankverbindung für den Ausdruck auf Rechnungen, deine Einstellungen sowie Zeitpunkt der Anmeldung und der letzten Nutzung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — die Erfüllung des Nutzungsvertrags.

Freiwillig für die Steuerschätzung: Trägst du in den Einstellungen Angaben zur Steuerberechnung ein — Rechtsform, Gewerbesteuer-Hebesatz deiner Gemeinde, Zusammenveranlagung mit einem Partner, weitere Einkünfte, Kirchensteuersatz —, werden diese Angaben in deinem Konto gespeichert. Sie dienen allein dazu, dir im Programm eine überschlägige Steuerzahl anzuzeigen. Die Berechnung läuft auf unserem Server, es findet keine Übermittlung an Finanzbehörden, Steuerberater oder sonstige Dritte statt. Die Angaben sind freiwillig; ohne sie rechnet das Programm mit Standardannahmen. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die du jederzeit widerrufen kannst, indem du die Felder leerst.

Speicherdauer: für die Dauer des Vertrags. Nach dem Ende des Abos bleiben Konto und Inhalte noch drei Monate erhalten; in dieser Zeit kannst du deine Daten herunterladen, alle übrigen Funktionen sind gesperrt. Danach werden Konto und Inhalte automatisch und unwiderruflich gelöscht — 14 Tage und einen Tag vorher erinnern wir dich per E-Mail. Löschst du dein Konto selbst, geschieht das unmittelbar nach deiner Bestätigung per E-Mail. Ausgenommen sind Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht — Rechnungen an dich müssen wir bis zu zehn Jahre aufbewahren.

Verschickst du aus PrivadiOffice heraus Rechnungen oder Angebote, läuft das über den Postausgangsserver deines eigenen E-Mail-Anbieters, den du in den Einstellungen hinterlegst. Die Nachricht geht also von dir aus, nicht von uns. Deine Zugangsdaten liegen dafür verschlüsselt in deinem Konto.

Nur für Systemnachrichten, die dich selbst betreffen — etwa der Link zum Zurücksetzen deines Passworts — nutzen wir unseren eigenen Absender.

Legst du eine Serienrechnung an, entsteht die Rechnung zum eingestellten Tag automatisch und geht — wenn du das so eingestellt hast — ohne weiteres Zutun an den hinterlegten Kunden. Dafür läuft auf dem Server ein zeitgesteuerter Vorgang, der einmal täglich prüft, welche Serien fällig sind. Es werden dabei keine anderen Daten verarbeitet als bei einer von Hand versendeten Rechnung; nur der Auslöser ist die Uhr statt dein Klick. Verantwortlich für den Versand bleibst du.

Was du in PrivadiOffice über deine Kunden und Mitarbeiter erfasst, verarbeiten wir ausschliesslich in deinem Auftrag und nach deinen Weisungen. Dafür gilt zwischen dir und uns ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, den du bei der Registrierung schliesst und jederzeit einsehen kannst.

Wichtig für dich: Gegenüber deinen Kunden und Mitarbeitern bist du der Verantwortliche. Du musst sie also informieren, dass du ihre Daten verarbeitest — deine eigene Datenschutzerklärung deckt das ab, nicht unsere.

Seit dem 23.08.2026 erfasst der Personalfragebogen weitere Angaben zu deinen Mitarbeitern: Geschlecht, Geburtsname und -land, Schul- und Ausbildungsabschluss, Art der Krankenversicherung, Elterneigenschaft und, sofern zutreffend, Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis, Grad einer Behinderung, Angaben zur privaten Krankenversicherung, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge sowie eine Pfändung des Arbeitsentgelts. Grad der Behinderung und Angaben zur Krankenversicherung sind Gesundheitsdaten, die Pfändung ist ebenfalls besonders schutzbedürftig — du erhebst sie als Verantwortlicher und nur, soweit du sie für die Lohnabrechnung und die Meldung an die Sozialversicherung brauchst.

Angaben zu einer Pfändung löscht das Programm von selbst: sechs Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Pfändung endet oder der Mitarbeiter ausscheidet — je nachdem, was später eintritt. Diese Frist entspricht der Aufbewahrungspflicht für das Lohnkonto nach § 41 EStG. Alle übrigen Angaben bleiben, bis du den Mitarbeiter löschst.

Zu jedem Mitarbeiter kannst du unter „Unterlagen“ Schreiben ablegen, die aus seinen Stammdaten entstehen — Arbeitsvertrag und Personalfragebogen. Sie liegen als Text in deinem Konto auf demselben Server wie deine übrigen Daten und werden von uns nicht eingesehen. Löschst du den Mitarbeiter, werden seine Unterlagen im selben Zug mitgelöscht; einzelne Schreiben kannst du jederzeit selbst entfernen. Wie lange du Personalunterlagen aufbewahren musst, richtet sich nach den steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fristen, die für dich als Arbeitgeber gelten — das entscheidest du, nicht wir.

Nutzt du die Zeiterfassung, verarbeitest du Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter: Beginn und Ende jedes Einsatzes, das zugeordnete Objekt, die daraus errechneten Stunden sowie jede nachträgliche Änderung mit Zeitpunkt und Urheber. Das Änderungsprotokoll ist kein Zusatz, sondern Folge deiner Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG. Aus denselben Daten entstehen die monatliche Lohn-Aufbereitung fürs Steuerbüro und die Lohnkosten-Vorschau; ein abgeschlossener Monat lässt sich danach nicht mehr stillschweigend ändern.

Ebenso erfasst du Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit, unbezahlte Freistellung und Feiertage, jeweils mit Zeitraum, Stand des Antrags und einer freien Notiz. Melden deine Mitarbeiter selbst etwas über ihren persönlichen Zugang, entstehen die Einträge dort. Dass jemand an bestimmten Tagen krank war, ist ein Gesundheitsdatum im Sinne von Art. 9 DSGVO. Du erhebst es als Verantwortlicher und nur, soweit du es für Entgeltfortzahlung, Urlaubsplanung und deine Aufzeichnungspflichten brauchst; für uns als Auftragsverarbeiter gilt Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO zusammen mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Diagnosen gehören nicht in das Notizfeld — für keinen dieser Zwecke sind sie nötig.

Zeiten und Abwesenheiten bleiben gespeichert, bis du den Mitarbeiter löschst. Welche Aufbewahrungsfristen für dich gelten — etwa zwei Jahre für die Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG — richtet sich nach deinen eigenen Pflichten als Arbeitgeber.

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Eine Weitergabe erfolgt nur an Dienstleister, die für den Betrieb nötig sind und in unserem Auftrag arbeiten — derzeit allein unser Serveranbieter — sowie dann, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Du hast jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung falscher Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Herausgabe deiner Daten in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)

Eine formlose Nachricht an info@privadi.net genügt.

Ausserdem kannst du dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig für uns ist der Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Leiterstraße 9, 39104 Magdeburg.

Ändert sich etwas an PrivadiOffice, das den Umgang mit Daten betrifft, passen wir diese Erklärung im selben Zug an und setzen das Stand-Datum oben hoch. Angemeldete Nutzer sehen dann im Programm einen Hinweispunkt neben dem Eintrag „Datenschutz“, bis sie die Erklärung einmal geöffnet haben.