Gizlilik politikası

Privadi, Martin Schröder Ernst-Kromayer-Straße 28 06112 Halle (Saale) Telefon: 0177/480 90 10 E-Mail: info@privadi.net

Veri koruma görevlisi bulunmamaktadır; bunun yasal koşulları oluşmamıştır.

PrivadiOffice iki tür veriyi bilinçli olarak ayırır.

Kendi verileriniz — hesabınız, firma bilgileriniz, ayarlarınız. Bunlardan biz sorumluyuz ve bu politika bunları konu alır.

PrivadiOffice'e girdiğiniz müşteri ve çalışan verileri. Bunlardan siz sorumlusunuz. Biz onları yalnızca sizin için saklarız ve görüntülemeyiz. Bunu veri işleme sözleşmesi düzenler.

PrivadiOffice'te kullanıcılarımızın müşteri verilerine bakabileceğimiz bir erişim yoktur ve böyle bir erişim de oluşturulmayacaktır. Yardıma ihtiyacınız olur ve hesabınıza bakmamız gerekirse, bu ancak açık ve süreli izninizle mümkündür. Her bu tür erişim kayıt altına alınır.

Almanya'da, STRATO AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin tarafından işletilen bir sunucuda. Bağlantı şifrelidir (TLS). AB dışındaki ülkelere aktarım yapılmaz.

Sunucu sağlayıcısıyla GDPR md. 28 uyarınca bir veri işleme sözleşmesi mevcuttur.

Site açıldığında tarayıcınızın ilettiği teknik bilgiler işlenir: istenen adres, zaman, aktarılan veri miktarı, yönlendiren sayfa, tarayıcı ve işletim sistemi tanımlayıcıları ve IP adresi. Bu, sayfanın sunulması için teknik olarak gereklidir ve işletim güvenliğine hizmet eder.

Hukuki dayanak GDPR md. 6(1)(f)'dir. Bu kayıtlar en geç 7 gün sonra silinir.

Ana sayfanın kaç kez açıldığını kendimiz sayarız. Bunu yaparken yalnızca tarihi, açılan sayfayı ve — varsa — ziyaretçinin geldiği sayfayı saklarız.

Saklanmayanlar: IP adresi, her türlü tanımlayıcı, çerezler veya ziyaretçinin tanınmasını sağlayacak başka özellikler. Cihazınızda hiçbir şey saklanmaz ve hiçbir şey okunmaz. Profilleme yapılmaz.

Google Analytics gibi yabancı bir hizmet kullanılmaz. Hukuki dayanak GDPR md. 6(1)(f)'dir.

PrivadiOffice teknik olarak gerekli tek bir çerez kullanır: oturum açma çerezi. Bu çerez olmadan giriş yapamazsınız. Reklam veya analiz özelliği içermez.

Ne kadar geçerli olacağına giriş yaparken siz karar verirsiniz. “Oturumum açık kalsın” kutucuğu işaretli değilse PrivadiOffice bir saat hareketsizlikten sonra oturumu kapatır. İşaretliyse giriş 30 güne kadar geçerli kalır ve her ziyaretle uzar. “Çıkış” ve tarayıcı verilerinin silinmesi oturumu istediğiniz zaman sonlandırır; kutucuk yalnızca onu işaretlediğiniz tarayıcı veya uygulama için geçerlidir.

Reklam çerezi ve üçüncü taraf çerezi yoktur. Bu nedenle çerez bildirimi de görünmez.

Hesap için şunları işleriz: e-posta adresi, parola (yalnızca özet değer olarak, asla açık metin hâlinde değil), ad, firma bilgileri, adres, iletişim bilgileri, vergi numarası ve KDV numarası, faturalarda basılmak üzere banka bilgileri, ayarlarınız ve kayıt ile son kullanım zamanı.

Hukuki dayanak GDPR md. 6(1)(b) — sözleşmenin ifasıdır.

Vergi tahmini için isteğe bağlı: Ayarlarda vergi hesabına ilişkin bilgileri girersen — hukuki biçim, belediyenin ticaret vergisi oranı, partnerle birlikte beyan, diğer gelirler, kilise vergisi oranı — bu bilgiler hesabında saklanır. Yalnızca programda sana yaklaşık bir vergi tutarı göstermeye yarar. Hesaplama sunucumuzda yapılır; vergi dairelerine, mali müşavirlere veya başka üçüncü kişilere aktarım yapılmaz. Bu bilgiler isteğe bağlıdır; onlar olmadan program standart varsayımlarla hesaplar. Hukuki dayanak, GDPR md. 6(1)(a) uyarınca rızandır; alanları boşaltarak istediğin zaman geri alabilirsin.

Saklama süresi: sözleşme süresince. Abonelik sona erdikten sonra hesabınız ve içerikleriniz üç ay daha kalır; bu süre içinde verilerinizi indirebilirsiniz, diğer tüm işlevler kilitlidir. Ardından hesap ve içerik otomatik ve geri alınamaz biçimde silinir — 14 gün ve bir gün önce e-posta ile hatırlatırız. Hesabınızı kendiniz silerseniz, bu e-posta ile onayınızın hemen ardından gerçekleşir. Yasal saklama yükümlülüğüne tabi belgeler bunun dışındadır — size kesilen faturaları on yıla kadar saklamamız gerekir.

PrivadiOffice üzerinden fatura veya teklif gönderdiğinizde, bu işlem ayarlarda girdiğiniz kendi e-posta sağlayıcınızın giden posta sunucusu üzerinden yürür. Yani mesaj bizden değil sizden çıkar. Erişim bilgileriniz bunun için hesabınızda şifreli olarak saklanır.

Yalnızca sizi ilgilendiren sistem mesajlarında — örneğin parola sıfırlama bağlantısı — kendi göndericimizi kullanırız.

Bir abonelik faturası oluşturursan, fatura belirlediğin günde otomatik olarak oluşur ve — böyle ayarladıysan — başka bir işlem yapmana gerek kalmadan kayıtlı müşteriye gider. Bunun için sunucuda günde bir kez hangi serilerin vadesinin geldiğini denetleyen zamanlanmış bir işlem çalışır. Bu sırada elle gönderilen bir faturadakinden başka veri işlenmez; yalnızca tetikleyici senin tıklaman yerine saattir. Gönderimden sen sorumlu kalırsın.

PrivadiOffice'te müşterileriniz ve çalışanlarınız hakkında kaydettiklerinizi yalnızca sizin adınıza ve talimatlarınız doğrultusunda işleriz. Bunun için aramızda GDPR md. 28 uyarınca, kayıt sırasında akdettiğiniz ve istediğiniz zaman görüntüleyebileceğiniz bir veri işleme sözleşmesi geçerlidir.

Sizin için önemli: müşterileriniz ve çalışanlarınız karşısında veri sorumlusu sizsiniz. Bu nedenle onları verilerini işlediğiniz konusunda bilgilendirmelisiniz — bunu bizim değil, kendi gizlilik politikanız kapsar.

Her çalışan için „Belgeler“ altında, ana verilerinden oluşturulan belgeleri saklayabilirsiniz — iş sözleşmesi ve personel formu. Bunlar diğer verilerinizle aynı sunucuda, hesabınızda metin olarak durur ve bizim tarafımızdan görüntülenmez. Çalışanı silerseniz belgeleri de birlikte silinir; tek tek belgeleri istediğiniz zaman kaldırabilirsiniz. Personel evrakını ne kadar saklamanız gerektiği, işveren olarak size uygulanan vergi ve sosyal güvenlik sürelerine bağlıdır — buna biz değil siz karar verirsiniz.

Zaman kaydını kullanıyorsanız çalışanlarınızın çalışma saatlerini işlersiniz: her görevin başlangıcı ve bitişi, atandığı nesne, bundan hesaplanan saatler ve sonradan yapılan her değişiklik zamanı ve yapanıyla birlikte. Değişiklik kaydı bir ek değil, § 17 MiLoG uyarınca kayıt tutma yükümlülüğünüzün sonucudur. Mali müşavir için aylık bordro hazırlığı ve işçilik maliyeti önizlemesi aynı verilere dayanır; kapatılan bir ay artık fark edilmeden değiştirilemez.

Aynı şekilde devamsızlıkları kaydedersiniz: izin, hastalık, ücretsiz izin ve resmî tatiller; her biri dönem, talebin durumu ve serbest bir notla. Çalışanlarınız kendi kişisel erişimleri üzerinden bildirim yaparsa kayıtlar orada oluşur. Birinin belirli günlerde hasta olduğu bilgisi, GDPR md. 9 anlamında sağlık verisidir. Bunu veri sorumlusu olarak ve yalnızca ücretin devamı, izin planlaması ve kayıt yükümlülükleriniz için gerektiği ölçüde toplarsınız; veri işleyen olarak bizim için GDPR md. 9(2)(b) ile veri işleme sözleşmesi birlikte geçerlidir. Teşhisler not alanına yazılmaz — bu amaçların hiçbiri için gerekli değildir.

Süreler ve devamsızlıklar, çalışanı silene kadar saklı kalır. Sizin için hangi saklama sürelerinin geçerli olduğu — örneğin § 17 MiLoG kayıtları için iki yıl — işveren olarak kendi yükümlülüklerinize göre belirlenir.

Verileri satmayız ve reklam amacıyla aktarmayız. Aktarım yalnızca işletim için gerekli olan ve bizim adımıza çalışan hizmet sağlayıcılara — şu anda yalnızca sunucu sağlayıcımıza — ve yasal olarak yükümlü olduğumuz hâllerde yapılır.

İstediğiniz zaman şu haklara sahipsiniz:

• hakkınızda saklanan verilere erişim (md. 15)
• yanlış verilerin düzeltilmesi (md. 16)
• silme (md. 17)
• işlemenin kısıtlanması (md. 18)
• verilerinizin yaygın bir biçimde teslimi (md. 20)
• meşru menfaate dayalı işlemeye itiraz (md. 21)

info@privadi.net adresine gönderilecek serbest biçimli bir mesaj yeterlidir.

Ayrıca bir denetim makamına şikâyette bulunabilirsiniz. Bizim için yetkili makam: Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Leiterstraße 9, 39104 Magdeburg.

PrivadiOffice'te verilerin işlenmesini etkileyen bir şey değişirse, bu politikayı aynı adımda güncelleriz ve yukarıdaki tarihi yükseltiriz. Giriş yapmış kullanıcılar, politikayı bir kez açana kadar yazılımda „Gizlilik" girdisinin yanında bir işaret görür.