Договір про обробку персональних даних

Ви користуєтеся PrivadiOffice для ведення бізнесу. При цьому ви зберігаєте дані людей, які не є нами: ваших клієнтів, працівників, контактних осіб. За ці дані відповідаєте ви. Ми зберігаємо й обробляємо їх лише тому, що ви нам це доручаєте.

Що відбувається з вашими власними даними, описано в політиці конфіденційності, а не тут.

Предмет: надання та експлуатація програми PrivadiOffice для ведення клієнтів, пропозицій, рахунків, зустрічей, витрат, листів і працівників.

Тривалість: на строк дії договору користування, включно з пробним періодом.

Характер і мета: зберігання, упорядкування, зчитування, зміна, видалення й передавання введених вами даних виключно для надання вам функцій програми.

Суб'єкти даних: ваші клієнти та їхні контактні особи, ваші працівники, ваші постачальники.

Категорії даних: основні дані (ім'я, фірма, адреса), контактні дані, договірні та розрахункові дані, дані про зустрічі, а також — якщо ви користуєтеся модулем працівників — кадрові дані, зокрема дата й місце народження, громадянство, податковий номер, податковий клас, віросповідання, номер соцстрахування, медична каса, банківські реквізити та відомості про трудові відносини.

Зауваження: віросповідання — особлива категорія персональних даних за ст. 9 GDPR. Вносьте його лише тоді, коли він справді потрібен для нарахування зарплати.

Якщо ви користуєтеся обліком часу та відсутностями, додаються: робочий час (початок і кінець кожної зміни, прив'язаний об'єкт, розраховані години, журнал змін) і відсутності з видом, періодом, статусом та приміткою.

Відомість про те, що працівник хворів у певні дні, також є особливою категорією за ст. 9 GDPR. Зазначайте вид відсутності «хвороба» і не вносьте діагнозів.

Ми обробляємо дані виключно за вашими вказівками. Основною вказівкою вважається те, що ви робите в самій програмі. Інші вказівки надсилайте на info@privadi.net.

Якщо ми вважаємо вказівку протиправною, ми повідомимо вас і можемо призупинити її виконання.

Ми не використовуємо дані ваших клієнтів і працівників для власних цілей — ні для реклами, ні для аналітики, ні для розвитку програми.

Усі особи, які мають доступ до даних, зобов'язані зберігати конфіденційність. Наразі це виключно сам оператор.

Згідно зі ст. 32 GDPR ми вживаємо, зокрема, таких заходів:

• Шифроване передавання через TLS, обов'язкове для всіх сторінок
• Паролі зберігаються лише як контрольна сума, ніколи у відкритому вигляді
• Розділення облікових записів у базі даних: кожен запит фільтрується за власним записом
• Автоматичний вихід після години без активності
• Посилання для скидання пароля дійсні 60 хвилин і лише один раз
• Сервер у Німеччині, доступ лише за ключовим файлом
• Регулярні резервні копії з версіонуванням у постачальника сервера
• Оператор не має доступу до даних клієнтів користувачів; доступ підтримки лише за явним, обмеженим у часі дозволом і з протоколюванням

Ми можемо розвивати ці заходи, доки рівень захисту не знижується.

Ви погоджуєтеся на залучення таких субпідрядників:

• STRATO AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin — робота сервера та резервні копії. Розташування: Німеччина.

У разі залучення нового субпідрядника ми повідомимо вас заздалегідь. Ви можете заперечити протягом 14 днів; тоді ви маєте право на позачергове розірвання договору.

Ваш власний постачальник електронної пошти не є субпідрядником: надсилання ваших рахунків відбувається через сервер вихідної пошти, який ви вказуєте самі.

Ми допомагаємо вам відповідати на запити суб'єктів даних і виконувати ваші обов'язки за ст. 32–36 GDPR.

Якщо нам стане відомо про порушення захисту персональних даних, ми повідомимо вас невідкладно — щоб ви могли дотриматися власного 72-годинного строку перед наглядовим органом.

На запит ми підтвердимо дотримання цього договору. Ви можете переконатися в цьому в розумному обсязі та після попередження. Насамперед це відбувається у формі письмової інформації, щоб не порушувати роботу інших користувачів.

Після завершення договору користування ми видаляємо оброблені для вас дані протягом 30 днів. До того ви можете будь-коли завантажити їх самі.

Виняток — дані, щодо яких на нас поширюється законодавчий обов'язок зберігання. Такі дані блокуються, а не видаляються.

Якщо в обробці щось змінюється, ми надамо вам нову редакцію. До її прийняття діє попередня.

Юридично обов'язковою є німецька версія цього договору.